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在米ジャーナリスト。オレンジ・カウンティ・レジスター紙で地域行政や調査報道を担当。アメリカで数少ない日本育ちの報道記者として、他にも現地の司法や経済、スポーツなど幅広く取材。カリフォルニア新聞経営者協会の経済報道賞、オレンジカウンティ記者団協会の調査報道賞などを受賞。ジャーナリズムコンテストの審査員を務め、アメリカの大学生や高校生にライティングやジャーナリズムの指導も行う。

2017年1月16日

ジャーナリストが教える 英語で電話をする7つのコツ

英語での電話を苦手とする方は多いのではないでしょうか。

相手の表情や仕草が見えないため、言葉だけでやり取りをしなければなりません。さらには、携帯電話では相手の音声が聞こえづらいことも。相手の英語に強い訛りがある場合などは、何を言ってるか全く分からないかもしれません。

僕の奥さんも、相手を目の前にしての会話にはだいぶ自信を持つようになりましたが、電話での英会話、特に病院のように専門用語の飛び交う相手にかけるのは、少し緊張するようです。

そこで今回は、僕が仕事で使っている電話のコツを7つ紹介します。


記者というと、現場に赴き面と向かって人々にインタビューをしているイメージを持たれるかもしれませんが、実際は初めて話す相手も含めて電話で済ませることがほとんどです。音声情報しかないため、コメントや詳細情報などを絶対に聞き間違えないよう、いつも細心の注意を払っています。

1.聞きたい(伝えたい)点を箇条書き

まずは電話の目的をはっきりさせた上で、相手に聞きたいこと、伝えたいことを書き出しましょう。僕もインタビューをする時は、絶対に聞かなければならない質問をリストにします。

2.ヘッドホン、固定電話を使う

僕はパソコンでメモを取りながら電話インタビューを行うので、両手をあけるために必ずiPhoneに付属のヘッドホンをつけます。こうすることで雑音でうるさいオフィスなどでも音声が聞き取りやすくなります。また、アメリカは携帯の音声が悪いので、なるべく固定電話からかけるようにしています。

3.メモを取る

常識かもしれませんが、相手の名前や日付、場所などの重要な情報をメモしましょう。僕は書いたメモをすぐにiPhoneでも見られるように、Google Keepを使っています。

4.復唱する

ところどころで、相手の言ったことを要約して正しく理解しているかを確認します。"So you said ~?" などと聞くと良いでしょう。数字や日付、名前のスペルは必ずダブルチェックします。

例えば、15(Fifteen)と50(Fifty)を聞き間違えやすいので、"15, one-five?"と確認します。millionとbillionも間違えやすいので、"million with M?"と確認します。

Monday, Tuesdayなど曜日を言われたら、すかさず"Monday, January 16?"と日付をききましょう。

スペルを確認する時に便利なのは、フォネティックコードです。例えば僕がShimuraのスペルを伝えるときは、"S as in Sam, H, I, M as in Mary, U, R, A"と間違えられやすいアルファベットを説明するようにしています。慣れるまで電話の近くに表を貼っておきましょう。

5.遠慮なく聞き返す

聞き取れない、理解できないことを恥ずかしがるのをやめましょう。僕も知らない単語や表現、専門用語が出てきたら、わかるまで聞き返します。記事にミスが出ることに比べたら一時の恥など気になりません。そもそも理解できないことは悪いことでもなんでもないんですから。

便利な表現:
"I didn't catch that."(ちょっと分かりませんでした)、"Could you repeat that please?"(もう一度お願いします)、"Would you explain that in a different way?"(違った表現で説明してもらえますか)、"Could you spell that word for me?"(その単語の綴りを教えてください)

相手がイライラするようなら、ゆっくり話してもらうようお願いしましょう。"Would you speak more slowly please?"(もう少しゆっくり話してもらえますか)の後に、"You're voice is breaking up."(電波が悪いようです) "I'm taking notes."(メモを取っているので)なんて加えると相手の気分を害しません。

"English is not my first language."(英語は母国語ではありません)と説明してしまうのも手です。

6.相手の名前と直通電話を聞く

電話を切る前に、必ず話した相手の名前を聞いてメモしておきましょう。できれば直通電話や携帯電話の番号も聞きます。取材などでは補足質問をするのにかけ直すことがよくあります。

7.確認メールを送る

理解できたか不安な箇所があれば、後からEmailで質問するのもいいでしょう。大事な会話であれば、ちゃんと意思疎通できたか要約を送って確認するのも手です。


以上が7つのコツです。

コミュニケーションにとって自意識は障壁。英語ができないと相手に悟られたくない、などの余計なプライドは捨てて、正確に意思疎通することに意識を向けましょう。

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